Buchhaltung: Mit neuem ERP-System Xentral in die Zukunft

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Warum ein ERP-System im Weingut?

Den vollen Umfang der Möglichkeiten von Xentral oder anderen ERP-Systemen werden wir niemals benötigen. Schon nach wenigen Wochen der Nutzung ist klar, Automatisierung und damit richtige Digitalisierung sichert wettbewerbsfähig.

Eine der größten Herausforderungen der letzten Jahre war mit Abstand die Auftragsabwicklung und Buchführung. Seit meinen Anfängen 2011 als Einzelunternehmer ist das Weingut stetig gewachsen. 2020 verlagerte sich dann schlagartig 70 % des vorherigen Businessumsatzes. Aus großen Aufträgen von Hotels, Restaurants und Handelspartnern wurden kleine Einzelbestellungen im Webshop. Erst einmal super und wichtig für das Weingut. Ein enormer manueller Mehraufwand. Teils wurden Bestelldaten mehrfach durch "Copy and Paste" aus unsrem Shop in die Warenwirtschaft und später zu UPS übertragen. Damit sind wir an die Grenzen unserer Möglichkeiten gestoßen. Es war also schnell klar, dass ein Schwerpunkt unserer Umstrukturierung die 100 % Digitalisierung aller Buchhaltungsprozesse sein muss. Das umfasst alle eingehenden Bestellungen, alle Zahlungsmöglichkeiten im Weingut und Shop sowie den gesamten Rechnungseingang. In Zusammenarbeit mit den bekannten Softwareherstellern der Weinbranche bedeutete "Digitalisierung" bisher einen manuellen und analogen Prozess weiterhin analog, damit umständlich, aber digital durchzuführen.

Was macht Xentral bei uns?

Im Detail sieht es jetzt so aus, dass alle eingehenden Bestellungen automatisiert bis zum Versandprozess abgewickelt werden. Auch die Zahlungseingänge werden automatisiert abgeglichen. Alles Vorgänge, die bisher manuell in vielen Stunden erledigt wurden. Teils wurden die Zahlungseingänge für unser Warenwirtschaftssystem und hinterher vom Steuerberater doppelt abgeglichen. Leider war unsere "Weinbausoftware" nicht in der Lage, umfangreichere Daten per Schnittstelle zu übertragen. Alleine die erfassten Zahlungen über PayPal mussten manuell durch einspielen einer Excel abgeglichen werden, weil die Bestellnummer und die Transaktionsnummer vom Shop nicht an die Warenwirtschaft übergeben wurde.

Mit einer Bestellung im Shop legt Xentral nun also einen Auftrag an, der nach Freigabe zu einer Rechnung umgewandelt wird. Bei Neukunden wird direkt eine Kundendatei angelegt. Damit erhält der Kunde automatisch eine Mail mit seiner Rechnung als PDF. Zeitgleich wird der Lagerbestand geprüft, der Auftrag zum Versand freigegeben und es wird ein UPS-Label ausgedruckt. Mit dem Abschluss des Versandes werden Sendungsnummer und Auftragsstatus wieder an den Shop gesendet. Wir im Weingut können also einfach packen und uns wieder den Weinbergen oder den Weinen im Weinkeller widmen. Alles andere erledigt Xentral für uns. Selbstverständlich synchronisiert Xentral auch unsere Weine direkt mit dem Shop.

Warum nicht schon früher?

Auch Xentral ist sehr umfangreich und benötigt Zeit zur Einrichtung. Zudem ist die Dokumentationspflicht im Weinbau (also Landwirtschaft mit Urproduktion) umfangreicher als in anderen Bereichen. Das führt für unsere kleine Branche dazu, dass es zwar viele Buchhaltungsprogramme gibt, die gut auf die speziellen Weinbauanforderungen angepasst sind, die aber auf der anderen Seite überhaupt nichts mit Automatisierung und den heutigen Möglichkeiten zu tun haben. Da ERP Systeme deutlich mehr können als wir benötigen und damit auch sehr viel umfangreicher sind, hat für die Auswahl und den Anbindungsprozess schlicht im Alltagsgeschäft die Zeit gefehlt. Mit der großen Umstrukturierung als neues Purpose Weingut war der richtige Zeitpunkt gekommen.

Zukünftige Möglichkeiten

Xentral erlaubt es uns, mehr Zeit für unsere Weinberge, unsere Weine und unsere Kunden zu haben. Viele Projekte, die wir als Genossenschaft umsetzten wollen, werden dadurch erst möglich. Die Auftragsabwicklung läuft schon sehr gut, bis zum Frühjahr soll die restliche Buchhaltung genauso effizient umgestellt sein.

Nach dem Härtetest im vergangenen Weihnachtsgeschäft ist klar. ERP Software ist für jedes Weingut ein wichtiger Baustein für Wettbewerbsfähigkeit. Leider möchten viele Betriebe in der Branche mit Ihrem Wahrenwirtschaftsprogramm auch einen digitalen Weinkeller oder die Weinberge digital abbilden. Bei uns ist dies selbst als Kleinbetrieb sauber in allen Bereichen getrennt. Analog sowie digital. Diese Spezialisierung wird kein großer Softwarehersteller bereitstellen. Umgekehrt ist es für kleine Entwickler die Branchenspezifischlösungen bereitstellen, nicht möglich, ein derart umfängliches ERP-System und damit wirklich eine Lösung für Automatisierung und Digitalisierung zu entwickeln.

Erfahrung besitzen wir mit folgenden Weinbauprogrammen: Weinhelp7, Winitas, Weinbau-Online, Vinou